Es natural que, tanto estudiantes como apoderados, podamos tener problemas con nuestras actividades laborales o estudiantiles simplemente porque no sabemos cómo priorizar las cosas. Tendemos a comprometernos con demasiadas cosas a la vez y eso puede dejarnos poco tiempo para nuestros deberes o el descanso.
Bueno, aquí hay algo de verdad: ¡no somos super humanos! Pero podemos gestionar nuestro tiempo de una forma más eficiente. Por lo tanto, debemos aprender a categorizar y gestionar nuestras acciones.
Frente a esto, es bueno conocer algunas nociones sobre la gestión del tiempo, concepto que hace referencia a una completa organización y un adecuado reparto del tiempo de manera que se acometan las distintas tareas diarias con éxito.
Tratar de hacer todo en el menor tiempo posible no es administrar bien el tiempo. Muy al contrario, lo que se consigue es que las tareas se compliquen, sintiéndonos agobiados o superados.
A continuación, revisaremos algunos TIPS que nos ayudarán a mejorar la organización de nuestro tiempo.
Planificar
Un día a la semana, tómate tiempo para revisar todas tus actividades. Haz una lista de las cosas según la siguiente categorización:
- Las cosas que debo terminar: Aquellas tareas urgentes que deben hacerse a la brevedad, tales como una tarea a entregar.
- Las cosas que me gustaría terminar: Hablamos de cosas que pueden esperar un poco. Supimos de ellas con anticipación y podemos avanzar poco a poco en ellas.
- Las cosas que gustaría hacer: Esto es vital. No todo es trabajo, así que es relevante tener espacio para actividades recreativas como ver una serie, oír música o simplemente estar con nuestra familia.
Hecho esto, ordenaremos esas actividades de lunes a viernes y anotaremos la cantidad de horas contempladas para cada uno. Debe haber una hora de inicio y finalización para cada día y debemos ser realistas con los tiempos asignados a las acciones.
Dividir las tareas grandes en otras más pequeñas
Cuando tenemos una tarea enorme que completar, tendemos a posponerla porque no
estamos seguros por dónde empezar.
Por ejemplo, hacer “una presentación para ciencias” puede parecer una tarea sencilla, pero ¿qué implica realmente?
- Investigar y recopilar información.
- Redactar las ideas centrales.
- Preparar el PPT
- Ensayar la presentación
- Corregir la presentación.
No es de extrañar que iniciar el trabajo que requiere esa presentación demore, ¡porque no es sencillo!, por eso tienes que dividirlo en tareas más pequeñas y menos intimidantes. Terminar varias tareas pequeñas acaban con una tarea mayor.
Fijemos metas
Una
gestión eficiente de nuestro tiempo requiere de marcar objetivos claros y
totalmente realizables. De esta forma, se planifica mejor el tiempo y las
acciones que nos llevan a alcanzar dichos objetivos.
Conviene marcar metas a corto plazo (para el día), mediano plazo (durante la semana) y largo plazo (el mes o el trimestre). Y marcarlas en nuestra agenda personal.
Igualmente, para una mejor administración del tiempo conviene poner a cada actividad una fecha de inicio y una fecha de finalización. De esta forma, nuestra cabeza cuenta con un horizonte donde sabe que tiene una tarea que realizar en un lapso concreto y se estimulará a terminarlo.
Preparémonos con anticipación
Anticiparnos
a ciertas situaciones puede ayudarnos a ganar valioso tiempo y encontrar esos
espacios puede darnos mucha ventaja. Por ejemplo, todos los días tiene
actividades rutinarias que podemos optimizar. Por ejemplo, ¿qué tal si dejamos
nuestra ropa lista antes de ir a dormir?, eso nos permitirá iniciar el día con
tranquilidad.
Por otra parte, antes de iniciar cualquier labor es necesario checkear si
tenemos todos los materiales necesarios para no interrumpir nuestro trabajo
buscando algo. Igualmente, tener un
espacio de ordenado puede hacernos ganar mucho tiempo.
Identifiquemos nuestro momento productivo
Todos tenemos un determinado momento del día en el que nos sentimos más productivos. Tal vez sea temprano en la mañana, durante la tarde o antes de irnos a la cama. Ahora, ¿cómo podemos usarlo para nuestro beneficio? Primero, observémonos detenidamente y respondamos algunas preguntas:
- ¿Cuándo nos sentimos entusiasmados para trabajar?
- ¿En qué momento nuestras ideas fluyen con más claridad?
- ¿Cuál es el minuto del día donde rendimos mejor?
Una vez que tengamos la respuesta, preocupemos desarrollar las tareas que necesitamos priorizar en el momento exacto en el que somos más productivos. De esta forma no nos dormiremos o aburriremos antes de terminar lo que hay que hacer.
Utilicemos las notificaciones del celular
Hoy estamos prácticamente pegados a nuestros teléfonos y esto significa un
beneficio… ¡porque podemos ayudarnos con las notificaciones de alguna app!
La cuenta de correo del Colegio Mayor incluye Google Calendar que es una excelente herramienta para ayudarnos a recordar tareas y compromisos, pero al margen de la aplicación que empleemos para ayudarnos a ordenar nuestro tiempo, debemos tener presentes ciertas consideraciones generales:
- Registra todas tus actividades con anticipación: Así evitaremos colisiones de tareas.
- Asigna tiempos para tus tareas: Aprender a cumplir con esos lapsos es un super poder muy valioso.
- Crea recordatorios para tus eventos importantes: Pídele a la app que te avise con días u horas de anticipación.
Evitemos el dilema de lo urgente y lo importante.
En el transcurso de nuestra vida, las personas y las situaciones, nos pondrán en el falso dilema de resolver cosas urgentes y otras importantes, suena complejo, pero cuando se trata de gestionar nuestro tiempo la última palabra la tenemos nosotros.
Partamos por reconocer que muchas de nuestras actividades no son ni urgentes ni importantes. Son acciones que nos quitan tiempo y no nos enriquecen mayormente. Además, nadie nos está rogando que las hagamos
Sin embargo, la mayoría de nosotros pasamos por lo menos una parte del día en estas actividades que diluyen nuestro tiempo efectivo como navegando en redes sociales, leyendo artículos que no nos sirven para nada o jugando o en aplicaciones que nos distraen de otras actividades más valiosas… las estadísticas dicen que tanto adultos como jóvenes están empatados y dedican cerca de 3 horas al día.
Por otra parte, están aquellas tareas “urgentes”: esas que ruegan nuestra atención, pero no necesariamente añaden algo a la jornada. Llamadas, correos, WhatsApp o reuniones que pudieron ser un mail. Por lo general creemos que tenemos que atender estas cosas rápidamente, apostando a despejar la agenda para continuar hacia algo más importante. Esta es justamente la estrategia equivocada.
En el otro extremo están, las tareas “importantes” y que habitualmente son las menos consideradas: Nade va a pedir a gritos que avances diariamente en la lectura del texto que se evaluará en dos semanas más. Sin embargo, si lo haces, tendrás una posibilidad extra de comentar el texto con tus amigos y un espacio para corregir cosas que pudiste no entender. Las tareas “importantes” son vitales para los estudios o el trabajo porque añaden calidad, pero lamentablemente son fáciles de posponer porque no hay urgencia de completarlas. Las tareas importantes son las que nos permiten avanzar a largo plazo.
Es muy fácil dejar que lo urgente sobrepase a lo
importante, de tal manera es aconsejable cuidar el tiempo de las tareas importantes, abordando eso urgente,
que no es importante, al final. Debemos evitar que un tema “importante” se
transforme en un “urgente” más.
Considerar todos estos pequeños consejos en pos de ser más organizado puede
ayudarnos a desarrollar el buen hábito de la gestión del tiempo lo que, a su
vez, puede añadir horas de libre disposición a nuestros días.
Claudio Patricio
Navarrete.
Director de Convivencia – Colegio Mayor Tobalaba.